Au vu de la conjoncture, nombreuses sont les sociétés et organisations en Europe qui ont dû s’adapter et repenser leur manière d’opérer.
Grâce à Convene Assembly, il est désormais possible de mener votre AG virtuellement, à distance et en sécurité - voire depuis chez vous si besoin est !
Convene Assembly propose une solution robuste clés en main, facile d’utilisation. Tous les aspects de votre AG y sont inclus : l'avant, le pendant et l'après.
Il y a notre grande conférence annuelle. Cette année, elle a lieu en mode virtuel ce qui engendre ses propres défis. Nous sommes tous en télétravail, connectés à distance. Les choses sont désormais différentes et nous ne nous sommes pas vus depuis février. Toutes les réunions du comité se font en ligne, notre AG se fait à présent en ligne elle aussi, cela fait donc beaucoup de gros changements.
Tout ce dont vous auriez besoin pour votre Assemblée Générale (AG) physique traditionnelle a été pris en compte dans ce mode virtuel
SOLUTION ACCESSIBLE SUR NAVIGATEUR INTERNET
FORMULAIRE DE VOTE PAR PROCURATION
PLATEFORME À QUESTIONS
VOTES PONDÉRÉS EN TEMPS RÉEL
RAPPORTS DÉTAILLÉS + PISTES D'AUDIT
INTERFACE CUSTOMISABLE
Notre solution est accessible depuis tout navigateur Internet ce qui assure une simplicité d'utilisation : nul besoin pour les participants de télécharger une application supplémentaire.
Une fois enregistrés sur la plateforme, les participants peuvent remplir le formulaire de vote par procuration en indiquant leur intention de vote pour chaque résolution.
Le système stoppe automatiquement toute soumission de formulaire 72 heures avant l'AG.
Les responsables du Registre peuvent enfin vérifier ainsi que valider ou rejeter les formulaires en fonction de la liste finale fournie par les dépositaires.
Les participants peuvent soumettre et visualiser leur questions depuis la plateforme, avant et durant l'AG.
Les questions soumises sont envoyées aux modérateurs pour filtrage afin d'éviter les redondances mais aussi les propos diffamatoires, obscènes, etc.
Durant l'AG, les participants peuvent cliquer sur le bouton de « vote » pour visualiser les résolutions et résultats associés en temps réel.
Les votes sont en effet pondérés, conformément au nombre de titres détenus.
Les résultats de vote sont envoyés aux scrutateurs pour enregistrer les décisions et formaliser les comptes rendus.
Tous les éléments de vote ainsi que les documents associés peuvent être exportés par les scrutateurs en vue de créer le rapport d'audit détaillé de la réunion ou le procès verbal.
Il est possible de personnaliser la charte graphique et d'insérer son propre logo au sein de la plateforme.
Les organisateurs définissent les rôles des différents utilisateurs
Un code d'inscription unique ainsi que le lien URL pour accéder à la plateforme de l'AG sont envoyés à chaque participant
Les participants s'inscrivent sur la plateforme de l'AG, ils peuvent ensuite visualiser les documents et résolutions ainsi que remplir le formulaire de vote par procuration
Les organisateurs transmettent les formulaires de vote par procuration aux responsables du Registre pour assurer l'alignement et la conformité
Les participants rejoignent l'AG via webdiffusion (audio et vidéo) en direct
Les questions soumises via la plateforme à questions sont filtrées et modérées
Les organisateurs peuvent à tout moment traquer les participants présents pour assurer et valider le quorum
Les participants votent sur les résolutions et les votes sont pondérés, conformément au nombre de titres détenus
Les résultats sont disponibles instantanément
Les rapports détaillés de la réunion sont disponibles pour téléchargement auprès des organisateurs et des scrutateurs
Toutes les données cataloguées et tous les résultats de vote peuvent également être exportés pour établir le compte rendu ou le procès verbal
Pour organiser une démonstration ou obtenir un devis, veuillez remplir le formulaire ci-dessous. Notre équipe d'experts vous répondra dans les plus brefs délais !
Démonstration Gratuite
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