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Étude de cas sur Convene

IFEAT

Compte-rendu de notre conversation avec Louise Kapor, Secrétaire du Comité Exécutif & Responsable Relation Adhérents, qui explique comment l’IFEAT (International Federation of Essential oils and Aroma Trades, se traduisant par Fédération internationale du commerce d’huiles essentielles et d’arômes) a dû s’adapter pour mener son Assemblée Générale (AG) virtuellement.

Image : Louise Kapor

 

D’habitude, il y a notre grande conférence annuelle. Cette année, elle a lieu en mode virtuel ce qui engendre ses propres défis. Nous sommes tous en télétravail, connectés à distance. Nos directeurs sont tous des bénévoles, donc pour eux essentiellement, travailler pour l’IFEAT représente un loisir ! Les choses sont désormais différentes et nous ne nous sommes pas vus depuis février. Toutes les réunions du comité se font en ligne, notre Assemblée Générale (AG) se fait à présent en ligne elle aussi, cela fait donc beaucoup de gros changements.

Nous sommes simplement reconnaissants de pouvoir continuer à opérer malgré l’arrêt total de tous nos événements physiques, en personne, que nous avions l’habitude d’organiser. Nous espérons pouvoir en reprogrammer l’an prochain, même si c’est pour recevoir moins de monde. Normalement nous nous déplaçons dans un pays différent chaque année, mais nous n’avons rien pu faire depuis que les restrictions sur les déplacements ont été mises en place, surtout que chaque pays a ses propres règles individuelles en matière de restrictions. Malgré tout, notre industrie s’en est plutôt bien sortie globalement.

Ce qui est plutôt intéressant, c'est que de nombreuses organisations ont dû évoluer vers le modèle actuel de télétravail, il s’agit donc d’un nouveau terrain pour beaucoup d'entre elles. Alors qu’à l’IFEAT, nous y sommes habitués depuis au moins cinq ans maintenant, dans la mesure où nos membres se trouvent tous dans des pays différents. Pour nous, distance et collaboration vont de pair. Mais nos opérations sont en train de perdre cette dimension en personne, ce qui est bien dommage. Et nous avons hâte d’y remédier, même si cela implique qu’il faille introduire toute une série de politiques et procédures prévues à cet effet.

Quels sont les facteurs clés qui ont motivé votre décision d'utiliser Convene Assembly ?

Normalement nous incluons notre AG dans le cadre de notre grande conférence annuelle en personne qui se déroule en septembre/octobre. Nous devions être à Berlin la semaine prochaine, mais nous avons reporté à avril. Le défi qui s’est présenté à nous a été de savoir comment mener notre AG tout en sachant que nous n’aurions pas notre conférence en personne cette année.

Nous avons attendu quelques mois, puis avons envisagé d’organiser quelque chose à Londres. Notre président est basé au Royaume-Uni, je suis en Europe et quelques autres membres du personnel sont aussi au Royaume-Uni. Nous avons donc pensé à former une petite équipe sur place et à inviter les autres à nous rejoindre via Zoom ou tout autre outil de réunion à distance. Mais nous avons vite compris que cela ne fonctionnerait pas, nous avons alors commencé à chercher des alternatives.

J'ai commencé à rechercher différentes plateformes et en même temps j'ai contacté notre avocat car selon les statuts nous avons pour obligation d’avoir une AG chaque année. Notre avocat nous a informés que si nous la tenions avant la fin septembre, cela représenterait moins d’effort pour nous en ce qui concerne nos obligations légales. En revanche si nous tardions, nous devrions alors obtenir une autorisation spéciale pour mener des réunions virtuelles. C’est pourquoi nous avons choisi le mois de septembre car nous savions qu’il ne fallait pas dépasser ce délai-là. Nous avons dû aussi prendre conseil auprès de notre avocat sur un certain nombre de questions, par exemple s'il était possible de voter via la plateforme ainsi que bien d’autres éléments.

Quels ont été les éléments déterminants dans votre décision de choisir Convene Assembly ?

Il fallait absolument bien faire les choses car c'était la première fois que nous arrangions une conférence de cette manière. Il nous fallait donc sélectionner un produit qui ait de l’expérience et qui réponde à tous nos besoins. La partie s’est jouée entre Convene et une autre entreprise.

De prime abord l'une des choses que j'ai appréciées avec Convene était le fait que Veronica (Responsable Commerciale) répondait immédiatement avec des réponses claires aux questions. Les autres plateformes étaient également bonnes en termes de processus de vente, cependant, ce que Convene a su dire pour sortir du lot, c’est qu'ils pouvaient gérer les situations délicates.
Nos adhérents sont des entreprises et non des personnes, chaque entreprise dispose d'une voix par résolution. Notre système d'adhésion fait que nous avons un contact principal par entreprise adhérente, encore appelé le représentant, et nous avons les personnes membres. Nous voulons que tout le monde puisse assister à l'AG, mais seul le représentant principal de chaque entreprise adhérente a le droit de voter. Nous ne voulions surtout pas nous retrouver dans une situation où le représentant d'une entreprise adhérente vote, mais que deux voire trois autres personnes membres de cette même entreprise adhérente votent également, il nous fallait donc un système qui permette de contrôler cela très soigneusement.

Convene nous avait prévenus que ce serait plus de travail pour moi, mais qu’il était en effet possible pour tout un chacun souhaitant assister à l’AG de recevoir le lien pour s’inscrire soi-même sur la plateforme. Comme j'envoyais le lien à un nombre limité d'individus, il m’était facile de voir à tout moment si deux personnes membres d’une même entreprise adhérente s’étaient inscrites, je pouvais alors les informer sur le champ qu'une seule des deux personnes membres aurait le droit de voter, ce qui a véritablement boosté notre confiance. Finalement nous n'avons reçu que 70 inscriptions environ, donc le processus a été vraiment simple à gérer !

Lorsque je suis retournée voir le président et que je lui ai expliqué que Convene était la solution qui offrait le plus de contrôle, il a donné le feu vert. Et en plus, Veronica nous a offert une réduction, ce qui a bien entendu cimenté la décision !

Quels autres fournisseurs avez-vous envisagés ?

Nous avons parlé à deux autres fournisseurs : une société basée aux Pays-Bas qui s’appelle Lumi, et une autre société bien plus petite, basée au Royaume-Uni qui s’appelle Attend2It.

Avez-vous rencontré des difficultés lors du processus de la réunion ?

Non, tout s’est bien passé. Nous avons mis en place un groupe de travail entre moi-même, mon collègue et l'équipe de Convene, et ils ont tous répondu très rapidement malgré la majorité d'entre eux basés en Asie, ce qui a inévitablement posé la question du décalage horaire. Pendant les heures de bureau, je recevais des réponses immédiates à mes emails, et pour ceux que j'envoyais le soir, je recevais une réponse le lendemain matin. Au départ je m’étais dit qu'il y aurait beaucoup de travail à faire, mais au final non, ça a été beaucoup plus aisé que je ne le pensais.C'est un événement tellement important. Quand nous organisons cette conférence en personne, même si c’est l’événement phare de la programmation annuelle de la Fédération, en réalité il n’y a que 50 membres qui font le déplacement physiquement pour venir voter. Le processus de l’AG virtuelle a donc été similaire, nous avons fait exactement la même chose !Le phase de vote s'est terminée en 8 minutes à peu près. L’essentiel de notre travail préparatoire, qui a eu lieu en amont de la conférence, s'est effectué à ce niveau-là, et bien que l’exécution finale ait été ultra rapide, il était primordial que toutes les étapes obligatoires soient prises en compte avant que les votes ne se produisent. Tout s'est très bien déroulé.

Si des situations se présentaient où je n'avais pas encore reçu l’information requise, celles-ci étaient instantanément résolues par retour d’email. Toutes les personnes avec qui nous avons eu affaire étaient très sympathiques et patientes. Notre président n'a pas le souci du détail technique, il était donc fortement utile d’écouter les bons conseils proposés par Convene. Je leur avais également demandé s'ils pouvaient être en ligne environ 20 minutes avant le lancement et en fait ils se sont mis en ligne 2 heures avant la réunion pour répondre aux questions, ce qui s’est avéré être un avantage supplémentaire.

Quelles sont les fonctionnalités de Convene Assembly que vous avez trouvées les plus avantageuses ?

En premier lieu, le simple fait que nous puissions mener à bien le projet ! Couplé au fait que nous puissions tout faire depuis chez nous. Finalement tout a été vraiment simple.

Envisageriez-vous d'utiliser Convene Assembly pour des réunions futures ?

Si nous devons faire la même chose l'année prochaine, alors oui définitivement. Surtout s'il est possible de travailler avec la même équipe.

Recommanderiez-vous Convene Assembly à d'autres personnes ?

Dans la mesure où nous sommes une grande fédération internationale, nous n’avons aucun problème à traiter avec des gens basés à Singapour ou aux Philippines. Je recommanderais absolument Convene Assembly à n’importe quelle autre organisation sauf si uniquement une société entièrement basée au Royaume-Uni est considérée. Convene Assembly, en tant que solution d’AG, a vraiment bien fonctionné pour nous.

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